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不久前才把私藏的word小技巧分享給大家,那么作為辦公軟件中極為重要的Excel,當(dāng)然也有很多技巧,下面就分享一些比較有用的Excel技巧給大家。幫你秒殺表格。
1、 讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示
表格除了要數(shù)據(jù)準(zhǔn)確之外,內(nèi)容的一目了然也很重要,顏色區(qū)分就是最直觀的一種方法。
在工資表中,如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示,大于等于1500元的工資總額以“藍(lán)色”顯示,低于1000元的工資總額以“棕色”顯示,其它以“黑色”顯示,我們可以這樣設(shè)置。
1.打開“工資表”工作簿,選中“工資總額”所在列,執(zhí)行“格式→條件格式”命令,打開“條件格式”對話框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕,選中“大于或等于”選項(xiàng),在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕,打開“單元格格式”對話框,將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。
2.按“添加”按鈕,并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件(大于等于1500,字體設(shè)置為“藍(lán)色”;小于1000,字體設(shè)置為“棕色”)。
3.設(shè)置完成后,按下“確定”按鈕。
看看工資表吧,工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。
2、表頭下面襯張圖片
表格的美觀其實(shí)很容易,而往往隨便的一點(diǎn)圖片就能起到點(diǎn)睛之筆的作用,讓你的表格大放異彩。為工作表添加的背景,是襯在整個(gè)工作表下面的,能不能只襯在表頭下面呢?
1.執(zhí)行“格式→工作表→背景”命令,打開“工作表背景”對話框,選中需要作為背景的圖片后,按下“插入”按鈕,將圖片襯于整個(gè)工作表下面。
2.在按住Ctrl鍵的同時(shí),用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)中拖拉,同時(shí)選中這些單元格(區(qū)域)。
3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕,在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板”中,選中“白色”。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后,留下的單元格下面襯上了圖片,而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒有襯圖片了(其實(shí),是圖片被“白色”遮蓋了)。
提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。
3、為單元格快速畫邊框
表格之所以稱為表格,邊框就是它的特色。
在Excel 2002以前的版本中,為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩,Excel 2002對此功能進(jìn)行了全新的拓展。
單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕,在隨后彈出的下拉列表中,選“繪圖邊框”選項(xiàng),或者執(zhí)行“視圖→工具欄→邊框”命令,展開“邊框”工具欄。
單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕,選中一種邊框樣式,然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉,即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。
提示:①如果畫錯(cuò)了邊框,沒關(guān)系,選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕,然后在錯(cuò)誤的邊框上拖拉一下,就可以清除掉錯(cuò)誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框,可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色”按鈕,在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后,再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。
4、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)
在編輯表格時(shí),輸入法的切換也是必須面對的一個(gè)問題,反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便,何不設(shè)置一下,讓輸入法智能化地調(diào)整呢?
選中需要輸入中文的單元格區(qū)域,執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令,打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框,切換到“輸入法模式”標(biāo)簽下,按“模式”右側(cè)的下拉按鈕,選中“打開”選項(xiàng)后,“確定”退出。
以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個(gè)單元格時(shí),中文輸入法(輸入法列表中的第1個(gè)中文輸入法)自動(dòng)打開,當(dāng)選中其它單元格時(shí),中文輸入法自動(dòng)關(guān)閉。
5、讓數(shù)據(jù)按需排序
如果你要將員工按其所在的部門進(jìn)行排序,這些部門名稱既的有關(guān)信息不是按拼音順序,也不是按筆畫順序,怎么辦?可采用自定義序列來排序。
1.執(zhí)行“格式→選項(xiàng)”命令,打開“選項(xiàng)”對話框,進(jìn)入“自定義序列”標(biāo)簽中,在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機(jī)關(guān),車隊(duì),一車間,二車間,三車間”等),單擊“添加”和“確定”按鈕退出。
2.選中“部門”列中任意一個(gè)單元格,執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令,打開“排序”對話框,單擊“選項(xiàng)”按鈕,彈出“排序選項(xiàng)”對話框,按其中的下拉按鈕,選中剛才自定義的序列,按兩次“確定”按鈕返回,所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)行了排序。
6、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞
將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個(gè)比較復(fù)雜的問題。因?yàn)樗鼪]有一個(gè)十分固定的模式:大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“th”后綴,但大凡是以“1”、“2”、“3”結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結(jié)尾的。而且,“11”、“12”、“13”這3個(gè)數(shù)字又不一樣,它們卻仍然是以“th”結(jié)尾的。因此,實(shí)現(xiàn)起來似乎很復(fù)雜。其實(shí),只要我們理清思路,找準(zhǔn)函數(shù),只須編寫一個(gè)公式,就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信,請看:“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。該公式盡管一長串,不過含義卻很明確:①如果數(shù)字是以“11”、“12”、“13”結(jié)尾的,則加上“th”后綴;②如果第1原則無效,則檢查最后一個(gè)數(shù)字,以“1”結(jié)尾使用“st”、以“2”結(jié)尾使用“nd”、以“3”結(jié)尾使用“rd”;③如果第1、2原則都無效,那么就用“th”。因此,基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)得如此輕松和快捷。
7、用連字符“&”來合并文本
合并問題,筆者以前總是處理不好,所以倍感麻煩,下面的方法很實(shí)用!
如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中,不需要利用函數(shù),一個(gè)小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。
1.在D列后面插入兩個(gè)空列(E、F列),然后在D1單元格中輸入公式:=B1&C1&D1。
2.再次選中D1單元格,用“填充柄”將上述公式復(fù)制到D列下面的單元格中,B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對應(yīng)的單元格中。
3.選中E列,執(zhí)行“復(fù)制”操作,然后選中F列,執(zhí)行“編輯→選擇性粘貼”命令,打開“選擇性粘貼”對話框,選中其中的“數(shù)值”選項(xiàng),按下“確定”按鈕,E列的內(nèi)容(不是公式)即被復(fù)制到F列中。
4.將B、C、D、E列刪除,完成合并工作。
提示:完成第1、2步的操作,合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn),但此時(shí)如果刪除B、C、D列,公式會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。故須進(jìn)行第3步操作,將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”。
8、計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)
有時(shí)候,我們可能對某個(gè)單元格中字符的數(shù)量感興趣,需要計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)。要解決這個(gè)問題,除了利用到“SUBSTITUTE”函數(shù)的虛擬計(jì)算外,還要?jiǎng)佑?/span>“TRIM”函數(shù)來刪除空格。比如現(xiàn)在A1單元格中輸入有“how many words?”字樣,那么我們就可以用如下的表達(dá)式來幫忙:
“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)”
該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數(shù)創(chuàng)建一個(gè)新字符串,并且利用“TRIM”函數(shù)刪除其中字符間的空格,然后計(jì)算此字符串和原字符串的數(shù)位差,從而得出“空格”的數(shù)量,最后將空格數(shù)+1,就得出單元格中字符的數(shù)量了
9、成組填充多張表格的固定單元格
我們知道每次打開Excel,軟件總是默認(rèn)打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強(qiáng)大的單張表格的處理能力,更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián),當(dāng)然首先就需要同步輸入。因此,在很多情況下,都會(huì)需要同時(shí)在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。
那么如何對表格進(jìn)行成組編輯呢?首先我們單擊第一個(gè)工作表的標(biāo)簽名“Sheet1”,然后按住Shift鍵,單擊最后一張表格的標(biāo)簽名“Sheet3”(如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起,可以按住Ctrl鍵進(jìn)行點(diǎn)選)。此時(shí),我們看到Excel的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組”字樣,我們就可以進(jìn)行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點(diǎn)什么,我們發(fā)現(xiàn),“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。
但是,僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。比如,我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先,我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式,再單擊“編輯”菜單的“填充”選項(xiàng),然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時(shí),Excel會(huì)彈出“填充成組工作表”的對話框,在這里我們選擇“格式”一項(xiàng),點(diǎn)“確定”后,同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。